Geplante Änderung der Belegpflicht: Was Unternehmer jetzt wissen sollten

Aktuell gilt für elektronische Kassensysteme weiterhin die Belegausgabepflicht. Das bedeutet: Wird ein Geschäftsvorfall in einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss dem Kunden ein Beleg zur Verfügung gestellt werden – auf Papier oder digital.

Nach dem Referentenentwurf des Bundesministeriums der Finanzen zur Einführung einer Kassenpflicht soll diese Pflicht künftig schrittweise modernisiert werden. Geplant ist zunächst eine Bagatellgrenze: Bei Belegen bis 30 Euro müsste dann kein Beleg mehr automatisch ausgegeben werden. Ab 2029 soll die klassische papierhafte Belegausgabe durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden.

Für Unternehmer bedeutet das: Der Papierbon verliert voraussichtlich weiter an Bedeutung – der digitale Kassenbon wird dagegen zum neuen Standard. POSSUM Kassensysteme sind genau darauf ausgelegt: Der Beleg kann digital per QR-Code auf dem Kundendisplay bereitgestellt werden. Der Kunde scannt den Code mit dem Smartphone und erhält den Kassenbon direkt als digitale Datei – ohne App, ohne Registrierung und ohne Angabe einer E-Mail-Adresse.

Wichtig: Der Referentenentwurf ist noch kein beschlossenes Gesetz. Die aktuelle Rechtslage bleibt bis zu einer endgültigen gesetzlichen Änderung bestehen.

Digitale Kassenbons auf dem Vormarsch

Sie möchten eine umweltfreundliche und dazu kostengünstige Alternative zu Ihren bisherigen Kassenbons? Geben Sie Ihren Kunden sämtliche Belege direkt digital auf deren Smartphones. Alles was der Kunde tun muss, ist den angezeigten QR-Code auf dem Kundendisplay zu scannen. Schon erscheint der digitale Kassenzettel auf dem Handy des Kunden in Form einer PDF-Datei. Der Kunde benötigt dafür nicht mal eine spezielle App.

✔️ Bons direkt digital erstellen und auf dem Kundendisplay der Kasse anzeigen lassen

✔️ Kunde: QR-Code scannen - fertig.

✔️ Papier sparen ... und Geld: tun Sie der Umwelt etwas Gutes. Und Ihrem eigenen Geldbeutel. Denn Sie zahlen weniger, als Sie an Geld für Bonrollen ausgegeben hätten

Kassenzettel digital - App unabhängig für alle Ihre Kunden

Sobald der Kunde bezahlt hat, erscheint automatisch ein QR-Code auf dem Kundendisplay der Kasse. Diesen kann der Kunde ohne vorherige Installation einer App scannen. Die sich öffnende PDF kann der Kunde dann speichern, wo immer es ihm beliebt. Er muss weder eine Mail-Adresse hinterlegen noch ähnliche Angaben machen.

✔️ vollkommen digitaler Prozess

✔️ Daten-Arm, dank anonymer Downloadmöglichkeit

✔️ QR-Code Anzeige und selbsterklärender Downloadvorgang

✔️ zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) standardmäßig eingebaut (Signatur wird auf digitalem Bon mit abgedruckt)

Kassenbon und Zahlung digital vereint

Bei den POSSUM® Kassensystemen ist nicht nur der Belegdruck digital und papierlos. Bei sämtlichen unserer Systeme ist die EC-Cash Kartenzahlung direkt eingebaut. Das heißt, Sie benötigen kein weiteres Gerät mehr für das Payment. Alles kommt aus einer Hand.

✔️ schnelle Kartenzahlungsabwicklung

✔️ korrekte Verbuchung im Kassensystem

✔️ Debitkarten (Maestro, V-Pay)

✔️ Kreditkarten (MasterCard, Visa)

✔️ NFC (Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay)

Gesetzeskonformer digitaler Kassenbon

Auch bei digitalen Kassenbons müssen die gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme eingehalten werden. Dazu gehören insbesondere die technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die ordnungsgemäße Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle und die Einhaltung der Vorgaben zur Belegausgabe bzw. künftig möglicherweise zur elektronischen Belegbereitstellung.

Der digitale Kassenbon von POSSUM unterstützt Unternehmer dabei, Papier zu sparen und trotzdem gesetzeskonform zu arbeiten. Der Beleg wird digital bereitgestellt, kann vom Kunden per QR-Code abgerufen werden und enthält die relevanten Kassendaten inklusive TSE-Informationen.

Gerade für Bäckereien, Einzelhandel, Schnellrestaurants, Imbisse, Take-away-Betriebe und andere Branchen mit vielen kleinen Transaktionen ist das ein großer Vorteil: Viele Kunden benötigen keinen gedruckten Bon – trotzdem bleibt der Beleg bei Bedarf digital verfügbar.

✔️ digitale Belegausgabe und Ihre gesetzlichen Pflicht nachkommen

✔️ Belegdrucke sparen, wo er ohnehin nicht erwünscht ist

✔️ Geld sparen. Unnötige Kosten für Bonrollen entfallen.

✔️ TSE im System eingebaut

Mehr als nur ein digitaler Kassenbon: eBon, E-Rechnung und digitale Bewirtungsbelege

Der digitale Kassenbon wird künftig deutlich mehr sein als nur eine papierlose Alternative zum klassischen Bon. Er entwickelt sich immer mehr zur zentralen digitalen Belegstrecke zwischen Kasse, Kunde und Buchhaltung.

POSSUM Kassensysteme werden deshalb bereits auf kommende Anforderungen rund um die E-Rechnung vorbereitet – zum Beispiel für Formate wie ZUGFeRD oder vergleichbare strukturierte Rechnungsformate. Gerade im B2B-Bereich kann das wichtig werden, wenn ein Kunde nach dem Kauf nicht nur einen einfachen Kassenbon, sondern eine elektronische Rechnung benötigt.

Ein möglicher Weg führt dabei über den eBon: Der Kunde scannt den QR-Code auf dem Kundendisplay oder Kassenbon und gelangt auf eine digitale Belegseite. Dort kann der Beleg nicht nur angezeigt oder gespeichert werden, sondern künftig auch als Einstieg dienen, um zusätzliche Rechnungsdaten zu erfassen – zum Beispiel Firmenname, Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-ID oder E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand.

Auch für Bewirtungsbelege wird diese digitale Strecke immer interessanter. Statt Angaben wie Anlass der Bewirtung, bewirtete Personen oder ergänzende Informationen handschriftlich auf Papier zu notieren, können solche Daten künftig direkt digital erfasst und dem Beleg zugeordnet werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht die Weiterverarbeitung für Buchhaltung und Steuerberater deutlich einfacher.

Damit wird der digitale Kassenbon zu einem wichtigen Baustein für moderne, gesetzeskonforme und zukunftssichere Kassenprozesse – vom einfachen eBon über digitale Bewirtungsbelege bis hin zur vorbereiteten E-Rechnung.